¿Cuántas firmas de abogados estadounidenses operan sin papeles?

Porcentaje sabio, muy pocos. La mayoría de las firmas de abogados mantienen registros en papel por convenio, impulso, conveniencia y cumplimiento de varias cosas.

Mi bufete de abogados, Equity LLP, es más o menos un bufete de abogados completamente sin papel. No mantenemos registros en papel si podemos ayudarlo. Ciertas cosas que tienen que ver con bancos, documentos corporativos o seguros, generan registros en papel. Con el consentimiento de nuestros clientes, devolveremos todos esos registros directamente a nuestros clientes y conservaremos solo copias escaneadas.

En su mayor parte esto funciona. No tuvimos una impresora durante los primeros 8 meses de nuestra existencia, tomamos fotos de los documentos que recibimos y rellenamos los formularios que nos llegaron a mano, herramientas en línea, Adobe Illustrator o Acrobat. Finalmente tuvimos que hacer algunas excepciones, compramos una impresora / escáner y una resma de papel. Un año después, todavía estamos trabajando en nuestras primeras 500 hojas de papel y la impresora / escáner se enciende cada semana más o menos.

Si puede salirse con la suya o no depende del área de práctica. En el litigio hay evidencia física, y las copias no siempre son suficientes. En el cumplimiento normativo, a menudo se trata de empresas arcaicas y agencias gubernamentales que no saben qué hacer con los registros electrónicos. En los registros comerciales generales ya no se utiliza mucho el papel o la impresión.

Cada vez más, las firmas de abogados se están moviendo hacia la generación electrónica y el almacenamiento de documentos en la medida máxima posible. La mayoría de los tribunales ahora requieren o alientan fuertemente que todo el documento en movimiento se presente electrónicamente, y la entrega electrónica de materiales obligatorios de divulgación y descubrimiento ahora también se recomienda (y en algunos casos se requiere) por las enmiendas recientes a las reglas de descubrimiento. Obviamente, si los documentos se reciben o se producen en papel, deberán conservarse en papel si los documentos son originales reales, y dichos documentos se escanearán y el original se guardará en una caja y se almacenará, en lugar de que el documento esté físicamente copiado cuando sea necesario. Por supuesto, como señala Gil Silberman, en la mayoría de los casos los documentos originales en papel pueden escanearse y luego devolverse al cliente ; Por lo general, no es la función de un bufete de abogados actuar como un almacén de documentos físicos para sus clientes, y muchos bufetes de abogados se esfuerzan mucho por mantener la menor cantidad posible de papel real del cliente. En cambio, los documentos que se reciben como copias en papel pueden escanearse y destruirse la copia en papel, ya que no es necesario conservar una copia física de un documento que no cuenta como original, ya que la copia electrónica es tan útil como la física.

Sin embargo, no creo que la intención aquí sea “ahorrar papel” sino más bien hacer que los documentos sean más accesibles (y más importante, localizables). Le ahorra mucho tiempo a la abogada cuando la abogada puede encontrar “ese memorando que le enviamos a un abogado opuesto hace seis meses” en menos de un minuto en su computadora, en lugar de tener que esperar quince minutos para que un empleado de registro salga del archivo. Y luego está el gran beneficio de los sistemas de descubrimiento electrónico, como la Relatividad de kCura, que puede escanear grandes corpus de documentos en forma electrónica e identificar aquellos que son relevantes para una consulta o propósito en particular con mucho menos tiempo de abogado y personal de lo que sería requerido por un proceso tradicional de revisión de documentos.